Selbstorganisation - Teil 2 - Bernhard Steinert

Etwas chaotische Selbst- und Arbeitsorganisation?

Inhalt

Teil 2: Ordnung halten, Gewohnheiten ausbilden, Überblick behalten

Ordnung als Basis der Selbstorganisation
Wie verändert man Gewohnheiten: die Intelligenz der kleinen Gewohnheitsveränderungen
Was Sie tun müssen: Die praktischen Gewohnheiten für gute Selbstorganisation
Die Basisstrategie der Selbstorganisation: Selbstklärung, um wieder einen Überblick zu gewinnen

1. Ordnung als Basis der Selbstorganisation

Energiefresser beseitigen: Alle Dinge aus Ihrem Leben entfernen, die Sie unnötige Energie kosten!

Das Ziel ist: Ihr Energiepotential zu erhöhen und Ihre Energiequellen freizulegen!

Klein anfangen

Sie trennen sich zuerst von kleinen und unbedeutenden Dingen beim nächsten Aufräumen;
Sie sortieren Ihre überquellende Ablage;
Sie geben Ihre Steuererklärung rechtzeitig ab! Wir buchstabieren das jetzt einmal in kleinen Schritten durch und gehen dabei von Belegen in Papierform aus. Ziel ist es, alle vorbereitenden Arbeiten rechtzeitig und regelmäßig durchzuführen!
Belege sammeln im Ablagekorb
Ablagekorb monatlich leeren
Ablagesystem nach steuerrelevanten Kriterien einrichten
Belege am Anfang des Folgejahres bis 31.01. addieren
Summen in Steuererklärungsformular einen Monat vor Abgabetermin eintragen; evtl. beim Finanzamt telefonische Beratung holen;
Steuerklärung termingerecht absenden

Was Sie also brauchen:

Ein Ordnungssystem für die Ablage
Regelmäßige Ablage zum Monatsende
Addieren der Belege zum 31.01. (1 Tag)
Eintragen der Summen (2 Std.)
Problemcheck; Beratung Finanzamt (30 Min.)

Sie sehen also: ein kleines Ziel, die Steuerklärung rechtzeitig abgeben, lässt sich nur erreichen, wenn Sie:

Die einzelnen Aufgaben auflisten
Die Aufgaben regelmäßig durchführen
Die Aufgaben terminieren

Unterschätzen Sie also auch kleine Aufgaben nicht!

Regelmäßige Ordnungsaktivitäten einplanen

Planen Sie jede Woche zum Wochenabschluss eine Stunde zum Ordnen, wegwerfen und Löschen von IT Daten und zur Systempflege ein; halten Sie sich mindestens 4 Wochen beinhart an die von Ihnen selbst gesetzten Zeiten. Passen Sie diese Routine danach entsprechend an (Wochentag, Uhrzeit, Dauer).
Planen Sie jede Woche zum Wochenabschluss oder zum Wochenanfang einmal durch, indem Sie pro Tag 4 Stunden verplanen mit Uhrzeit und Zeitdauer für ein bis zwei Kernaufgaben oder ein bis zwei Termine.

Zu Hause eine Entrümpelungsaktion starten

Was soll rausfliegen?

Das, was Sie lange nicht benutzt haben oder auch nicht mehr benutzen wollen.

Praktische Gegenstände
- Sportsachen (Fußballschuhe, Tennisschläger, Skates, Judoanzug, Tanzschuhe, Schlittschuhe, Skier, Fahrrad)
- Kleidung (8 weiße Blusen oder Hemden, 8 helle Sommerhosen, 10 dicke Winterhosen, 8 kaum noch getragene Schals etc.)
- Bücher
- Alte Möbel
- Liebesbriefe
- Sonstige „Andenken“

Wie machen Sie das?

Sie nehmen es sich vor und freuen sich schon auf den befreienden Effekt!
Sie fangen einfach an!
Sie achten darauf, dass es der richtige Zeitpunkt dafür ist! Sie müssen Lust dazu haben, wenn Sie gerade sehr nachdenklich und melancholisch sind, passt es nicht!
Sie trennen sich: “Es hat seinen Wert für mich gehabt und nun brauche ich es nicht mehr!“ „Ich finde es immer noch wertvoll, deswegen verschenke ich oder verkaufe es!“

Ordnung schaffen ist ein Prozess der Befreiung für mehr Energie

Ordnung schaffen ist ein Prozess und eine persönliche Angewohnheit, keine einmalige Aufgabe!
Ordnung lebt von der Alltagsgewohnheit, gleich etwas wegzuwerfen oder an den richtigen Platz zu legen. Ein klare Entscheidung aus Gewohnheit spart Energie in der Situation und wird zur selbstverständlichen Routinehandlung.
In der Regel gilt: Je weniger Besitz Sie haben, desto weniger kann sie besetzen! Und desto mehr Energie steht Ihnen zur Verfügung! Das verkörpern ZEN Mönche, die sich ganz ohne Besitz auf Ihren Weg konzentrieren, von der Kampfkunst bis zur Teezeremonie und dabei eine außergewöhnliche Energie zeigen.
Wie oben schon beschrieben, ist es wichtig klein anzufangen: man trennt sich zuerst von unbedeutenden Dingen wie Kleidung oder Möbeln. Später kann man sich dann leichter von größeren Dingen trennen: einem frustrierenden Job oder einer unbefriedigenden Partnerschaft.
Sie behalten nur die wenigen Dinge, die Ihnen wirklich etwas bedeuten!

Befreiung II für mehr Energie: Vereinfachen

Berufliche, soziale und familiäre Verpflichtungen kosten Energie. Besonders ein Zuviel davon bringt Sie auf die Frage: wie will ich meine Zeit und Energie nutzen? Die Antwort lautet: nicht für überflüssige Aufgaben, die ich delegieren oder automatisieren kann, z.B.

Buchführung und Steuern abgeben oder über eine gute Software managen;
Reinigungskraft engagieren;
Babysitter engagieren;
Wäscherei beauftragen;
IT Arbeiten von Fachleuten erledigen lassen;

Es gibt viele sehr einfache Situationen, in denen Sie von etwas berührt werden, was elementar ist, der blaue Himmel mit den weißen Wolken über einer weiten grünen Fläche, oder die Freundlichkeit und Dankbarkeit eines anderen Menschen Ihnen gegenüber.

Wenn Sie zur Welt in einer solchen Resonanzbeziehung stehen, werden Sie von etwas berührt, das Sie einen erfüllten Augenblick erleben lässt. Ein erfüllter Augenblick enthält keinen Mangel, es fehlt Ihnen nichts, die perfekte Gegenwart! Sie binden sich an keine Verpflichtungen oder eigene Ansprüche. Sie lassen sie einfach weg! Sie vereinfachen und konzentrieren sich auf das, was Ihnen gerade begegnet.

Und immer wenn Sie sagen: „Ich habe nicht genug … Geld, Zeit, Energie, Kontakte, gute Beziehungen.“ ist die Situation für Sie nicht erfüllt, sondern leider höchstens halbvoll, weil, es fehlt ja noch etwas Entscheidendes. So wie der Besitz Sie besitzt, so besitzen Sie auch Ansprüche und soziale Verpflichtungen. Vereinfachen wäre also hier: einfach loslassen!

Oder wenn der Mangel, den Sie gerade empfinden, sich plötzlich in eine reizvolle Herausforderung verwandelt, „Ich habe zwar nicht genug Geld, aber ich mache es trotzdem!“ vereinfachen Sie, indem Sie es einfach tun!

Zeit für die eigene Organisation schaffen

Sie können mit Ihrer Organisationszeit die Arbeitsabläufe besser organisieren;
Sie können mit Ihrer Organisationszeit die Suchzeiten verringern;
Sie können mit Ihrer Organisationszeit Abläufe systematisieren und automatisieren;
Statistisch ist ein normaler Mitarbeiter im Büro mit seinen Arbeiten eine Stunde im Rückstand und braucht zusätzlich noch eine halbe Stunde, um die überfälligen Vorgänge durchzusehen.

Sich abgrenzen – das eigene Terrain schützen – Nein-Sagen

Wir können davon ausgehen, dass die meisten Menschen zu viele berufliche und private Verpflichtungen haben. Viele sagen zu oft JA, weil sie sich dazu verpflichtet fühlen und Angst haben andere zu enttäuschen und von ihnen nicht mehr „geliebt“ zu werden. Da unsere Beziehungen auf Gegenseitigkeit beruhen, spielt auch die Befürchtung eine Rolle, die Unterstützung der anderen zu verlieren.

Andere beim NEIN-Sagen nicht vor den Kopf stoßen –wie machen Sie das?

Indem Sie den anderen würdigen und damit zeigen, dass Sie ihn anerkennen in seinem Anliegen. Damit geben Sie ihm ein gutes Beispiel von sozial verträglichem Verhalten, dem er sich nicht ohne weiteres entziehen kann: er muss Ihr persönliches NEIN ebenso als legitimes Interesse akzeptieren.

Anliegen:

„Würden Sie bitte heute noch die Aufgabe übernehmen?“

Würdigung:

„Vielen Dank, dass Sie mir diese wichtige und interessante Aufgabe übertragen wollen. Ich würde sie gerne übernehmen.“

Erläuterung:

„Ich arbeite zur Zeit gerade an dem Projekt XY und das braucht meine ganze Zeit und Konzentration, damit wir es in der gewünschten Qualität und in dem Zeitrahmen abschließen können. Deswegen kann ich die Aufgabe leider nicht übernehmen!“

Zwar ist es ganz wichtig für die Kooperation, den sozialen Kontakt und die Integration, anderen zu helfen, aber nur dann, wenn Sie selber nicht zu kurz kommen.

Zum NEIN Sagen gehört auch das NEIN zu alten Freundschaftsbeziehungen, bei denen durch unterschiedliche Interessen, persönliche Veränderungen und unbefriedigende Kontakte eine Entfremdung eingetreten ist. Wenn Sie keinen harten Schnitt möchte, können Sie die Beziehung ja auch auslaufen lassen, indem Sie mit kleinen NEINS weitere Kontakte vermeiden.

So können Sie sich von alten privaten Verpflichtungen befreien, um Platz für Neues zu schaffen und sich auf das zu konzentrieren, was neue Impulse und frische Energie gibt!

2. Wie verändert man Gewohnheiten: Die Intelligenz der kleinen Gewohnheitsveränderungen

Die Intelligenz der Veränderungsstrategien hängt von folgenden Faktoren ab:

Differenzierungsfähigkeit – notwendige Unterscheidungen für die Einschätzung einer Situation treffen, also z.B. eine hinreichend genaue Analyse Ihrer aktuellen Situation machen. Praktisch bedeutet das, dass Sie einmal die Woche eine Stunde Selbstorganisationszeit einplanen.
Klarheit gewinnen – Wichtiges und Unwichtiges unterscheiden bis zum „Was ist wirklich wichtig Bewusstsein“. Dass Sie diesen Bewusstseinszustand erreicht haben, merken Sie daran, dass Sie sich sicher fühlen, in dem, was Sie anstreben und sich trotz möglicher Schwierigkeiten mit der neuen Gewohnheit nicht vom Weg abbringen lassen.
Fokussieren – Sie konzentrieren sich auf das Gesamtziel und fokussieren sich auf das aktuelle Teilziel;
Flexibilität – Sie beziehen Hindernisse und Schwierigkeiten mit ein, indem Sie die Richtung ändern, das angestrebte Ziel in den Hintergrund stellen, um es über Umwege mit Teilschritten zu erreichen.

Gewohnheitsveränderungen betreffen Alltagsgewohnheiten, wie Essverhalten, Bewegungsverhalten, Genussgewohnheiten, Arbeitsorganisationsweisen, soziale Gewohnheiten, z.B. in der Kommunikation oder in der psychischen Reaktion auf das Verhalten anderer.

Für die erfolgreiche Strategie für Gewohnheitsveränderungen gilt:

Genaue Festlegung der Ziele – nach dem Prinzip der Überschaubarkeit und der Leichtigkeit, z.B. Ihr Tagesziel für Bewegung ist, jeden Tag 15 Min. Aktivität eingebaut in einen Ablauf, der ohnehin schon da ist; das kann Spaß machen und dazu führen, dass Sie mehr machen als Sie sich eigentlich vorgenommen haben, weil Sie merken, dass es sich leicht und gut anfühlt!
Kleine einfache Aktivitäten, die mich aller Voraussicht nach nicht überfordern in meiner Willenskraft; das garantiert Erfolgserlebnisse!
Die Umstellung ist anstrengend! Deswegen ist es gut, Ihr persönliches Maß an Anstrengung auszuprobieren und die innere Anerkennung und die Freude über die eigene Leistung bewusst zu pflegen;
Bei Überforderung – Wahrnehmung von subjektiver Müdigkeit und negativen Gefühlen – weniger machen;
Realistische Zeitplanung – die Entwicklung einer neuen stabilen Gewohnheit dauert je nach Komplexität ca 2 Monate;

3. Was Sie tun müssen: Die praktischen Gewohnheiten für gute Selbstorganisation

Aufschreiben
Sich konzentrieren
Die Dinge einfach machen
Die Dinge regelmäßig tun – Selbstorganisationsgewohnheiten ausbilden und für Kontinuität sorgen
Was passt zu mir Check – Passgenauigkeit
Übung – ein guter Selbstorganisator werden für mehr Zeit, mehr Energie, bessere Orientierung für andere, weniger Stress, gute Zielerreichung und gelingendes Handeln (Erfolg)!

1. Aufschreiben

Aufschreiben ist für die Selbstorganisation eine ganz wichtige Gewohnheit. Dabei geht es nicht um Texte, sondern erst einmal um Stichwörter, Ideen, Begriffe, wie Sie sie für SAMMELN – ORDNEN – GEWICHTEN brauchen:

Es entlastet den Kopf, das Aufgeschriebene brauchen Sie sich nicht mehr zu merken;
Aufschreiben erfordert Ihre Konzentration für das Schreiben und erleichtert damit die Konzentration für Ihr weiteres Vorgehen: es eröffnet den Konzentrationsmodus.
Wenn Sie analog, also mit Stift und Papier, schreiben, ist das eine psychomotorische Tätigkeit, die das Lernen fördert. Die meisten Menschen sind psychomotorische Lerntypen: sie brauchen lesen, schreiben, hören und sprechen, um gut zu lernen.
Aufschreiben benutzen Sie, wenn Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen wollen und einen Tagesplan erstellen, oder wenn Sie eine Stichwortsammlung für ein Referat oder eine Präsentation brauchen oder wenn Sie eine Besprechung vorbereiten. Aber auch, wenn Sie für sich wieder Klarheit brauchen, hat das Aufschreiben eine klärende Funktion. Und immer können Sie den Dreischritt SAMMELN – ORDNEN – GEWICHTEN verwenden!
Wer regelmäßig seine Gedanken aufschreibt, kann seine Ideen besser ausdrücken und verbessert damit auch seine Kommunikationsfähigkeit.

Digital oder analog aufschreiben?

Meine Antwort: Nutzen Sie beides, je nachdem wie Ihre Vorliebe ist, was Sie also lieber tun. Sie tun das lieber, was für Sie einfach geht und womit Sie meistens arbeiten.

Vorteile analog:
- Intuitives handschriftliches Schreiben z.B. beim Brainstorming regt häufig die Kreativität an;
- Sie können Stichwörter, Begriffe, Ideen, Verbindungspfeile etc. beliebig ergänzen (ohne dass sich eine Formatierung verschiebt oder Sie nach Ihren Symbolen oder grafischen Elementen erst lange suchen müssen)
- Papier und Stift sind immer einsatzbereit; Sie brauchen keinen Strom, keine Updates, kein Benutzerkonto, keine Datensicherung oder Datenschutz);

Vorteile digital:
- Platzersparnis und Ordnung – kein Notizchaos auf dem Schreibtisch
- Je nach Programm/Tool können Sie die notierten Ideen auf mehreren Endgeräten nutzen und sie sind zentral gespeichert
- Ihre Ideen und Stichwörter können Sie einfach und schnell mit anderen Menschen teilen

Ganz allgemein lässt sich sagen:

Die kognitiven Leistungen von Menschen passen sich ihrer Umgebung an. Eine digitale Arbeitsumgebung verlangt nach anderen Kompetenzen als eine analoge.
Es gibt kein Werkzeug, das auf alle Situationen anwendbar ist. Digitales schreiben und analoges schreiben haben wie die beiden Leseverfahren ihre Stärken und Schwächen.
Der entscheidende Punkt ist Metakognition: Ich muss selbst über meine Verfahren, mein Denken und meine Leistung nachdenken und entsprechende Schlüsse ziehen. Wer analog schreibt, arbeitet stärker mit Metakognition: Denkt also mehr darüber nach, wie das eigene Denken zu organisieren ist (SAMMELN – ORDNEN – GEWICHTEN)!

2. Sich konzentrieren – Konzentration sichern

a. Ausblenden und Verbannen

Schreibtisch sortieren: Arbeitsfläche frei machen; wichtige Unterlagen abheften; weniger wichtige Papiere auf einem Haufen stapeln, in die Ecke legen und drei Monate nicht mehr ansehen, dann wegwerfen;
Sich vor Telefonanrufen, Emails und Nachrichten auf dem Smartphone in Konzentrationsphasen schützen (viele Unterbrechungen sind ein Hauptstressfaktor!!!), die Reaktionen in anderen Arbeitsphasen bündeln, vorbereitend kanalisieren und delegieren;
Rigoros (entschieden, fokussiert, zielorientiert) das Wesentliche bearbeiten!

b. Beste Zeit für Konzentration wählen

Erste oder letzte Stunde nutzen (meistens die ruhigste am ganzen Tag);
Energie Rhythmus und eigenen Bio Rhythmus erkennen und folgen;

c. Umgang mit Unterbrechungen einkalkulieren

Inwieweit ist meine Arbeit unterbrechungsgesteuert? (Herausforderung oder Stress?)
Eher unfreundliche („Bastard Operator from Hell“) oder bestimmte freundliche Abweisung? „Ja gerne, nicht jetzt!“ „ Ja gerne, mein Kollege hilft Ihnen!“
Entschiedenheit gibt gute Selbststeuerung, Klarheit und Überzeugungskraft, um seine Konzentration zu schützen;

3. Die Dinge einfach machen

Große Aufgaben in viele kleine zerlegen;
Große Probleme in lösbare Einzelprobleme einteilen;
Aus den Information die Kerndaten herausfiltern;
Nacharbeiten und wiederholte Durchläufe vermeiden;
Die Anzahl der Ausnahmen und Sonderfälle reduzieren;
Eigenverantwortliche Aufgabenbearbeitung anstreben;
Hilfe und Unterstützung geben und sich holen;
Persönliche Befindlichkeiten mit berücksichtigen;
Vertrauen entgegenbringen und Vertrauen einfordern;

4. Die Dinge regelmäßig tun – Selbstorganisationsgewohnheiten ausbilden und für Kontinuität sorgen

Mit Zyklen arbeiten

Organizer Tools als Basis für Tageszyklen

To do Liste pro Tag
Heutiger Terminplan
Terminkalender für den Überblick
Notizen machen/Datensystematik verwenden

Tageszyklus

Terminplan prüfen oder ergänzen
To do liste schreiben
Priorisierung oder Neuterminierung
Plan abarbeiten (flexibel bis zum Vergessen und konsequent bis zu harter Durchsetzung)
Tag beenden (Rest verschieben)
Büro zufrieden verlassen
Nächster Tag dasselbe

3. Biorhythmus

Für die Synchronisation der verschiedenen Rhythmen unserer Zellen und Körperorgane brauchen wir Zeitgeber, also äußere Ereignisse, wie

Tageslicht, hell – dunkel Rhythmus
Feste Zeiten für Arbeit, Pausen, Essen, Schlafen
Aktivität und Ruhe Zyklen von ca. 90 Min.
Alle vier Stunden etwas essen (deswegen interkulturell 3 – 4 Mahlzeiten am Tag)
Drei Stunden zwischen Abendessen und zu Bett gehen
regelmäßig und lange ( individuell sehr unterschiedlich), 5 – 10 Std. schlafen

(Vgl. Schlafmediziner Dr. Dieter Kunz, Chefarzt der Klinik für Schlaf- und Chronomedizin, St.-Hedwig-Krankenhaus Berlin, in Psychologie Heute, 11.2015, S. 44; Literatur: Peter Spork, Wake up! Aufbruch in eine ausgeschlafene Gesellschaft, Hanser 2014; Till Roenneberg, Wie wir ticken, Die Bedeutung der Chronobiologie für unser Leben, Dumont 2012)

5. Was passt zu mir: Check – Passgenauigkeit

Jeder bildet für die Selbstorganisation seinen eigenen Stil aus. Und die meisten entwickeln eine bestimmte Vorliebe für bestimmte Tools, die sich für Sie bewährt haben.

6. Übung – ein guter Selbstorganisator werden für mehr Zeit, mehr Energie, bessere Orientierung für andere, weniger Stress, gute Zielerreichung und gelingendes Handeln (Erfolg)!

Übung bedeutet im wesentlichen Wiederholung des Gleichen.

Wenn Sie jeden Tag einen Tagesplan machen, üben Sie täglich das Erstellen eines solchen Plans, wiederholen täglich das Abarbeiten eines solchen Plans und wiederholen täglich die Überprüfung, wie viele der geplanten Ausgaben habe ich geschafft.

Übung bedeutet auch die Verbesserung der Wiederholung. Sie planen z.B. weniger und erreichen Ihre Ziele besser. Sie kalkulieren mehr Zeit ein, und schaffen die Aufgabe in der Zeit.

4. Die Basisstrategie der Selbstorganisation: Selbstklärung, um wieder einen Überblick zu gewinnen

Ihre Grundtechnik ist SAMMELN – ORDNEN – GEWICHTEN! Ich habe es immer wieder in der Klärungsphase in Gruppen, aber auch im Einzelcoaching angewendet. Es ist ein ganz einfaches Verfahren, aber sehr wirkungsvoll für die eigene Klarheit!

1. Sammeln – Was fällt Ihnen ein?

Sie sammeln alles, was Ihnen zu einem Thema einfällt. Das klassische Tool ist die Liste. Sie können dafür eine einfache Tabelle nehmen.

SAMMELN	ORDNEN	GEWICHTEN	ABC PRIORITÄT
Was fällt Ihnen ein?	Was gehört zusammen?	Was ist am wichtigsten?
Sachverhalte, Ideen, Gefühle, Erfahrungen	Kategorien, Überschriften
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

2. Ordnen – was gehört zusammen?

Sie finden Oberbegriffe, Kategorien oder Überschriften für das, was zusammengehört.

3. Gewichten – was ist am wichtigsten?

Sie bewerten die Kategorien danach, was für Sie am wichtigsten ist. Das hat für Sie erste Priorität und Sie konzentrieren sich darauf!

Wo wenden Sie SAMMELN – ORDNEN – GEWICHTEN an?

Für Ihren Tagesplan
Für die Vorbereitung Ihrer Präsentation
Für die Vorbereitung Ihrer Besprechungen
Für die Vorbereitung auf ein wichtiges Gespräch
Für die Klärung Ihrer eigenen Situation

Selbstorganisation – Teil 2