Produktivität bedeutet: viel zu tun, gute Ideen zu haben, schneller umzusetzen, die eigene Kreativität nutzen können, etwas hervorbringen, was einen zufrieden macht.
Sie haben das Gefühl, dass Sie gut gearbeitet haben und dass Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Sie haben die Zeit gut genutzt und Sie waren so wie im Flow mit angemessenen Herausforderungen genau richtig konzentriert tätig.
Wirtschaftlich gesehen bedeutet Arbeitsproduktivität: Menge pro Zeit oder das Verhältnis von Arbeitsaufwand und Ergebnis.
Für die wirtschaftliche und persönliche Produktivität ist ein günstiges Verhältnis von eingesetzten Ressourcen zur erzielten Wirkung wichtig.
Für das persönliche Erleben der Produktivität ist die Zufriedenheit mit dem Arbeitsergebnis wesentlich, die Erfahrung der Selbstwirksamkeit in der Gestaltung des Arbeitsprozesses und die Resonanz, das positive berührt sein vom Prozess und vom Ergebnis.
Roy F. Baumeister, Professor für Sozialpsychologie an der University of Queensland in Australien hat in seinem Buch „Die Macht der Disziplin; Wie wir unseren Willen trainieren können“ wichtige Regeln für Produktivität zusammengestellt.
Regel 1: Konzentration auf das Wesentliche: Keine Dummheiten machen!
„Sie können den Stress in Ihrem Leben am effektivsten verringern, wenn Sie keine Dummheiten mehr machen. Das heißt, Sie müssen Ihr Leben so einrichten, dass Sie eine realistische Erfolgschance haben.“ (Baumeister, S. 294)
Sich mit seinem Ziel verbunden fühlen, die eigenen Regeln nicht verletzen, unproduktiven Versuchungen und Ablenkungen aus dem Weg gehen, das bedeutet „keine Dummheiten machen“!
Man kann auch sagen, das Leben so einrichten, dass es ausgerichtet ist auf das persönliche Ziel oder auf das Wesentliche im eigenen Leben!
Regel 2: Nichts aufschieben!
Also nicht verdrängen, wegschieben mit schlechtem Gewissen, sondern bewusst umplanen!
Es gibt immer Gründe, etwas nicht jetzt zu tun; deswegen ist es wichtig, die für einen wichtigen Gründe ernst zu nehmen, also seine Erfahrung und Selbstwahrnehmung einzusetzen, um sich nicht zu überfordern und konstruktiv die Aktivität auf einen anderen Zeitpunkt schriftlich geplant zu verschieben.
Warum schieben die meisten Menschen auf?
Ein Hauptgrund für das Aufschieben ist die Impulsivität, also lieber spontan etwas leichteres, spielerisches, vergnügliches zu tun, als gerade eine anstrengende, aufwendige oder schwierige Aufgabe mit vielen Hindernissen anzugehen.
Eine weitere Ursache ist das Gefühl, am besten unter Druck zu arbeiten, erst kurz vor der Deadline. Baumeister hat in Studien mit Studenten festgestellt, dass die Prüfungsergebnisse von Aufschiebern, die angaben, am besten erst kurz vor der Deadline zu arbeiten, schlechter waren als die von denen, die rechtzeitig angefangen hatten, sich auf die Prüfung vorzubereiten.
Regel 3: Grenzen akzeptieren
Unsere Willenskraft ist begrenzt, und wir nutzen sie für ganz verschiedene Aufgaben.
Der sogenannte normale Tagesablauf ist davon gekennzeichnet, dass wir viele kleine Entscheidungen treffen, die uns in der Summe ermüden, was wir oft erst abends nach dem Arbeitstag feststellen.
Auch wenn wir uns dazu zwingen, Dinge zu tun, die wir eigentlich nicht wollen, die wir aber meinen tun zu müssen, weil wir denken, dass andere es wollen, schwächt das unsere Willenskraft.
In einem erschöpften Zustand sind wir weniger selbstbeherrscht, können unsere Impulsivität nicht mehr gut kontrollieren.
Gute Entscheidungen können wir nur treffen, wenn wir die Energie dazu spüren!
Jeder kennt das Gefühl, dass eine Entscheidung sich nicht stimmig anfühlt, weil wir sie unter Druck getroffen haben und nicht die notwendige Zeit und Energie dafür hatten. Um die Gründe und langfristigen Folgen einer Entscheidung gut zu bedenken, brauchen wir die Konzentration auf den Entscheidungsprozess und die notwendige Ausdauer und Energie dazu.
Gestresste Menschen tendieren eher zu sicheren und einfachen Lösungen, deren Lösungsprozess nur einen geringen Aufwand erfordert nach dem Motto: Hauptsache wir haben jetzt irgend eine Lösung!
In vielen Betrieben, die ich beraten habe, war das „Hauptsache – irgendeine Lösung – Verhalten“ sehr verbreitet, weil das Aufrechterhalten des täglichen Geschäfts schon sehr viel Aufwand kostet. Die Zeit für die Beschäftigung mit einer umfassenden Perspektive: Was könnte besser sein? Was müssen wir ändern? – wird oft strukturell gar nicht geplant und einkalkuliert!
Die besten Investitionen unserer Willenskraft und Energie sind die in Veränderungen und Weiterentwicklungen!
Regel 4: Die persönliche Ausrichtung: langfristiges 5 Jahresziel und Monatsziele.
Ein grobes 5 Jahresziel gibt Ihnen eine gute Ausrichtung für diesen Zeitraum. Unterteilt in Jahresziele konkretisiert sich das Vorhaben und Ihre Monatsziele können Sie mit umsetzbaren Aktivitäten verbinden.
Zudem bekommen Sie ein Gefühl dafür, wenn Sie Ihre Aktivitäten umsetzen, wieviel Sie im Monat erreichen und dann können Sie Ihre Planung anpassen. Sie können sich auch Ihre Willenskraft richtig einteilen, so dass der Willensaufwand das richtige Maß hat.
Dazu gehört auch die Zeitbegrenzung für unangenehme Aufgaben. Nach dem Parkinsonschen Gesetz braucht jede Tätigkeit so viel Zeit, wie ihr zur Erledigung zur Verfügung steht. Zum guten Umgang mit Ihren Energieressourcen brauchen Sie das Zeitlimit für unangenehme Aufgaben.
Regel 5: To-do-Liste für die nächsten Aufgaben
Der psychologische Effekt ist die Entlastung des Unbewussten von Gedanken an das, was Sie noch tun müssen.
Der praktische Effekt ist das schnelle Anfangen mit den Aufgaben, wenn Sie sich beim Aufschreiben kurz geistig darauf vorbereitet haben, wie Sie anfangen und wenn Sie die Aufgaben hinreichend klein und konkret gewählt haben, so dass sich das Beginnen mit der Aufgabe leicht anfühlt!
Regel 6: Zeitbedarf nicht unterschätzen: die Planungsfalle
Fast immer kalkulieren wir den Zeitbedarf für unsere Tätigkeiten zu kurz; um das zu ändern ist es wichtig, sich an die Zeitdauer zu erinnern oder für einen Zeitraum von 14 Tagen die Zeitdauer in einer Tabelle zur persönlichen Zeiterfassung zu dokumentieren.
Es hilft auch, wenn Sie andere Menschen fragen, wie Sie den Zeitbedarf für eine Aufgabe oder ein Projekt einschätzen.
Als Faustregel gilt, ca. 30 % mehr Zeit einzuplanen!
Regel 7: Die materielle Basis für Produktivität schaffen: gesundes Leben und Ordnung im eigenen Umfeld
Die drei Gesundmacher und notwendigen Bedingungen für Willenskraft und Produktivität sind ausreichend und erholsamer Schlaf, gesunde und genussvolle Ernährung und endorphinreiche Bewegung!
Schreibtischordnung, Dateienstruktur, Wohnungsorganisation, wie z.B. Kleiderschrank schön übersichtlich und Regale und Ablagen klar und ansprechend: das alles macht frei für die entscheidenden Bereiche der eigenen Produktivität.
Zur Ordnung gehört auch das Aussortieren schlechter Routinen, die Ihnen nicht gut tun oder Ihre emotionale Verbindung zu ihrem Ziel stören.
Für bestimmte Angewohnheiten gilt, dass wir sie uns nicht verbieten, sondern sie einfach auf später verschieben: „Ich esse jetzt keine Tafel Schokolade, das mache ich nachher, wenn ich meinen leckeren Salat gegessen habe!“ Oft ist es so, dass später dann das Bedürfnis nach Schokolade nicht mehr so groß ist.
Wenn Sie die Angewohnheit haben, bei der Arbeit am PC zwischendurch im Internet zu surfen, laden Sie sich ein kleines Programm (Freedom) herunter, dass den Internetzugang zeitweise verhindert oder nehmen Sie einen PC oder Laptop zum Schreiben und einen zum Surfen!
Ordnen Sie Ihre To-do-Liste so, dass die wichtigste Aufgabe oben steht. Diese erledigen Sie auf jeden Fall! Klare Prioritäten helfen Willenskraft sparen: Sie brauchen keine Entscheidung mehr, womit Sie anfangen: Ihre Konzentration ist fokussiert auf die eine Aufgabe!
Regel 8: Schreiben oder Nichtstun: „Wenn, dann Regeln“ für die eigene Selbstverpflichtung festlegen
Baumeister berichtet von dem Krimiautor Raymond Chandler, der sich die Regel gegeben hatte: „Wenn ich nicht schreibe, dann tue ich gar nichts!“ Für ihn war klar: er muss nichts schreiben, aber er darf auch nichts anderes tun, der Rest ergibt sich von selbst! Hier ist zu sehen, Sie halten sich für etwas Wichtiges die Zeit einfach frei und nur dafür, es gibt nichts anderes.
Regel 9: Überschätzen Sie nicht die eigene Willenskraft!
Die Vorsätze und Herausforderungen so vorbereiten und organisieren, dass der Start leicht fällt.
Auch wenn sich die ganze Aufgabe schwer anfühlt, sollte sich die jeweilige Teilaufgabe leicht anfühlen, so dass Sie sie mit wenig Willenskraft bewältigen können.
Regel 10: Machen Sie Selbstbeobachtung zur Überprüfung Ihrer Fortschritte zur Routine
Ganz egal, ob Sie abnehmen wollen, ein Fitnessprogramm absolvieren oder regelmäßig an einem Projekt arbeiten, verschaffen Sie sich Gewissheit, was Sie heute erreicht haben.
Wieder etwas geschafft zu haben, ist ein gutes Gefühl, ein Schritt auf dem Weg zum Ziel, eine Bestätigung des Erfolgs der eigenen Verhaltensweise und eine Stärkung der Willenskraft, es morgen wieder zu tun.
Sie dokumentieren Ihre Ergebnisse am besten in Ihrem Organizer täglich. Machen Sie es einfach: das tägliche Häkchen hinter den erledigten Aufgaben Ihres Tagesplans ist gut; nach Ablauf der Woche können Sie sehen, was Sie schon alles geschafft haben!
Regel 11: Belohnen Sie sich: genießen Sie den Abschluss von Aufgaben: Ihre Energiequelle für die Selbstdisziplin und die Motivation
Belohnungen auch für kleine Leistungen geben uns das Gefühl, erfolgreich gewesen zu sein. Sie bestätigen unsere Leistung, auch wenn das Ergebnis nicht so bedeutend ist. Vielleicht war es nur ein kleiner Schritt, aber wir haben das Gefühl, wieder weiter auf unserem Weg zum Ziel gekommen zu sein! Insofern sind wir erfolgreich und das motiviert uns weiter zu machen.
Regel 12: Gestaltungsfreiräume schaffen: Initiative ergreifen
Angesichts der Fülle der Möglichkeiten und Ablenkungen brauchen wir die Fähigkeit, uns auf das für uns Wesentliche zu beschränken, um unsere Zeit genießen zu können. Etwas nicht zu tun, bedeutet etwas anderes tun zu können. Etwas nicht zu tun, bedeutet eine eigene Initiative zu ergreifen.
Wir können unsere eigene Initiative nur ergreifen, wenn wir uns dafür Raum geben, um uns genussvoll unseren wesentlichen Aktivitäten hinzugeben.
Literatur
Roy Baumeister, John Tierny; Die Macht der Disziplin; Wie wir unseren Willen trainieren können, 7. Aufl. 2014, Goldmann Verlag München
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