Zeitmanagementmethoden

1. Was ist Zeitmanagement?

Nach Wikipedia ist Zeitmanagement „die Organisation von ablaufenden Ereignissen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes mittels Planung“.

Worum geht es also?

1. Organisation

Aufgabeneinschätzung: Bedeutung der Aufgabe für die Zielerreichung, Schwierigkeitsgrad
Planung: Etwas in eine geregelte zeitliche Abfolge bringen
Praxis: Tools für die praktischen Umsetzung und viel Übung

2. Ablaufende Ereignisse, d.h. Arbeitsprozesse mit Arbeitsschritten

Die Arbeitsaufgaben und Aktivitäten (Teilaufgaben) sammeln, ordnen, gewichten

3. Befristeter Zeitraum, d.h. Terminierung

Stunde, Tag, Woche, Monat, Jahr (Vorgegebene Zeiteinheiten und eigene Zeitgestaltung)
Begrenzung der Zeitressourcen (Zeitknappheit wegen vieler Aufgaben und Kostenbeschränkungen)

4. Planung

Aufgaben strukturieren (sammeln, ordnen, gewichten)
Planungstool und Visualisierung
Prioritätensetzung
Terminierung der Aufgaben mit Pufferzeiten
Arbeitsplan (Abfolge in der Zeit, Teilaufgaben)
Planung der optimalen Umsetzung: Produktivkraft entwickeln und aufrechterhalten
- Konzentration mit geringer Ablenkung,
- Pausenrhythmus,
- Motivationsenergie mit Befindlichkeit und Arbeitsanforderung abstimmen,
- alltägliche Umsetzungshemmnisse minimieren

2. Worauf kommt es an im Zeitmanagement?

1. Konzentration auf das Wesentliche in Deinem Leben – work-life-balance finden

Dem Sinn im Leben einen höheren Stellenwert einräumen oder die persönliche work-life-balance zu finden. Zeitmanagement ist also ein gutes Instrument für die eigene Lebensgestaltung, um das Wesentliche nicht aus dem Blick zu verlieren und sein Leben nicht mit Unwichtigem zu verplempern!

2. Prioritäten setzen!

Wenn wir wissen, was für uns das Wesentliche ist, fällt es uns leicht, das jeweils Wichtigste zu erkennen und zu tun.

3. Sofort tun!

Eat the frog (Mark Twains Geschichte: Wenn du morgens einen Frosch isst, hast du das Unangenehmste des Tages bereits erledigt und der Tag kann nur noch besser werden!)

Zügig ins Tun zu kommen! Sofort tun! Praktische Handlungen entsprechen unserer Funktionslust und unserem Tätigkeitsbedürfnis! Dabei gilt der Grundsatz, das Schwierigste zuerst, damit mögliche Handlungsblockaden gar nicht erst aufgebaut werden und dann möglicherweise zu Aufschieberitis führen.

4. Überblick über wichtige Zeitmanagement Methoden für Ihre persönliche Zeitökologie (nachhaltige Zeitgestaltung!)

- - Täglich ca. 15 – 30 Min. in die eigene Arbeitsorganisation (z.B. Planung des nächsten Tages) investieren
  - Aufgaben nach aktueller Dringlichkeit und situativer Priorisierung im Tagesgeschäft erledigen
  - Wichtige A-Aufgaben täglich in störungsfreien Zeiten (Stille Stunde) einbauen
  - Delegieren von Teilaufgaben
  - Tages-, Wochen-, Monatsplaner je nach Zeitumfang der Aufgaben einsetzen
  - Täglich eine To-do-Liste erstellen und Erledigtes „abhaken“
  - Täglich Prioritäten setzen
  - Regelmäßige Pausen einlegen
  - Das Energie-Basic-Quartett in jeden Tag einbauen:
    - genügend guten Schlaf,
    - gesunde Ernährung und
    - ausreichend Bewegung
    - selbst gute Stimmung machen oder sich bei anderen holen

3. Zeitfresser und Zeitdiebe

Zeitfresser 1: Kommunikationsmonster

Menschen, die lange und umständliche Gespräche (z.B. am Telefon) führen, bis sie zum Punkt kommen.

Tipp: Das Telefonat höflich, aber bestimmt abkürzen durch strukturieren.

Das Thema noch mal nennen;
Was für Sie jetzt wichtig ist für die Klärung, den Sachverhalt, den Abschluss ansprechen;
Mit Hinweis auf die eigene begrenzte Zeit ein Teilergebnis, eine Teillösung für einen einfachen Bereich vorschlagen;
Das Gespräch abbrechen mit dem Hinweis auf einen unvorhergesehen plötzlichen Termin oder eine Aufgabe und ein neues Gespräch vereinbaren.

Zeitfresser 2: Terminzombies

Durch unrealistische Zielsetzung und Terminierung viel Korrekturarbeit und Nachbesserung oder Entschuldigungsarbeit machen. Das ist auch ein großer Energiefresser.

Tipp: Bei der eigenen Planung und Terminvereinbarung mehr Pufferzeiten einbauen. Oder rechtzeitig Terminverschiebungen abstimmen!

Zeitfresser 3: Erwartungsriesen

Zu hohe Erwartungen an sich und an andere stellen kann zur dauerhaften Überforderung und zu Stress führen. Sie haben wieder nicht das geschafft, was Sie wollten! Die anderen haben schon wieder keine gute Arbeit abgeliefert!

Tipp: Wer zu hohe Erwartungshaltungen hat, für den sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Das gilt auch in einer Beziehung. Lieber mal wieder ein gemütlicher Abend bei Kerzenschein, Wein und guten Gesprächen, als die große aufwändige Konzertveranstaltung, die in einer stressigen Woche noch ein Stresspaket oben drauf legt.

Zeitfresser 4: Aktivitätsjunkies

Sich „verzetteln“ und sich zu viel Verschiedenes vornehmen!

Tipp: Besonders wenn Sie ein initiativer Typ sind, gerne mehrere Dinge anfangen, vieles anschieben und gerne abwechslungsreich arbeiten, brauchen Sie ab und zu eine Rückbesinnung auf die heutige A-Aufgabe, die Sie unbedingt schaffen wollten!

Strukturiert nach dem Tagesplan arbeiten, erscheint Ihnen vielleicht langweilig, aber ist eine gute Abwechslung zu Ihrer sonstigen spontanen und intuitiven Herangehensweise!

Um die zur Verfügung stehende Zeit besser und effektiver zu nutzen, müssen Sie regelmäßig bewusst Prioritäten setzen, immer wieder, jeden Tag!

4. Prioritäten setzen

Die bekanntesten Zeitmanagementmethoden für die Prioritätensetzung sind:

ABC – Analyse
Eisenhowerprinzip
Paretoprinzip (80%-20%)

ABC Analyse

A-Aufgaben können nur durch Sie ausgeführt werden.

10 bis 15% der Zeit wendet man für sehr wichtige Aufgaben (A) auf.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und delegierbar.

20% der Zeit wendet man für die wichtigen Aufgaben (B) auf.

C-Aufgaben sind von geringem Wert und in der Regel wenig dringlich.

65 bis 70% der Zeit verbringt man mit Kleinkram und Routine-Aufgaben (C).

In meinem Zeitmanagement Coaching in Unternehmen habe ich die ABC Analyse sehr erfolgreich eingesetzt. Sie hat als Basis einer gemeinsamen Analyse zu einer erheblichen Entlastung von Aufgaben und zur Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben beigetragen.

Wie bin ich also in meinem Coaching vorgegangen?

Zuerst haben wir eine Aufgabensammlung gemacht. Dabei hat der Coaching Klient alle Aufgaben in einer ausführlichen Liste zusammengestellt. Da er in einer Leitungsfunktion war, fiel die Liste entsprechend umfangreich aus. Außerdem hat er alle Aufgaben in einer Extraspalte mit A, B, oder C bewertet.

Wir haben dann gemeinsam jede Aufgabe genau angesehen. Der Klient hat begründet, warum das eine A-Aufgabe sein muss (kann nur ich machen, für den Überblick und die finanzielle Steuerung brauche ich unbedingt die regelmäßige und aktuelle Budgetüberwachung) und ich habe gefragt, ob z.B. die Kontakte mit den Medien in wichtige und weniger wichtige unterteilt werden können, was davon delegiert werden kann und was in Pressemitteilungen zusammengefasst werden kann.

Wir haben z.B. die Aufgaben „Infomaterial für Kunden entwickeln“ und die „Überarbeitung und Anpassung von Vordrucken und Formularen“ als delegierbar angesehen und aus den A-Aufgaben herausgenommen. Die Anzahl der Besprechungen pro Woche wurde reduziert und die Durchführung optimiert (Vorbereitung auf mehrere MA verteilt, Verkürzte Durchführung, Bessere Aufgabenverteilung aus den Beschlüssen auf die MA, Eigenverantwortung für die Umsetzung).

Letztlich sind ca. 30% der Aufgaben von A nach B und von B nach C gewandert, 15% konnten delegiert werden, 15% der C-Aufgaben wurden teilweise oder ganz gestrichen. Daraus ergab sich eine Zeitersparnis von ca bis zu 5 Stunden pro Woche, die u.a. für zwei Einheiten einer sogenannten „Stillen Stunde“ – also eine störungsfreie Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben – z.B. die Weiterentwicklung von Produkten oder die Ausrichtung und die Anforderungen an das Marketingkonzept genutzt werden sollten. Außerdem sollte dieser Zeitpuffer im Wechsel mit der „Stillen Stunde“ für die eigene Erholung und Fitness sowie für den Ausgleich von längeren Arbeitstagen genutzt werden.

Eisenhowerprinzip

Bei der Eisenhower- Methode teilt man die zu erledigen Aufgaben in zwei Kriterien auf.

Sind sie wichtig oder unwichtig?

Wichtig ist sachlich zu verstehen. Wichtige Aufgaben verbessern den Betrieb oder bringen Sie einem Ziel näher. Sobald diese Arbeiten erledigt sind, bestehen (oft geringe, aber andauernde) Vorteile bzw. keine Nachteile mehr.

Sind sie dringend oder nicht dringend?

Dringend ist zeitlich zu verstehen. Dringende Aufgaben sind terminiert.

Bei Fristeinhaltung entsteht (oft hoher, einmaliger) Nutzen bzw. wird ein Schaden verhindert

Bei der Eisenhowermethode besteht der praktische Nutzen darin, dass man vor lauter dringenden Aufgaben nicht das wirklich Wichtige vergisst, also z.B. dass die Abarbeitung der Kundenaufträge im Alltagsgeschäft von manchen Handwerksbetrieben dazu führt, dass keine Zeit für die Konzeption und Planung neuer Marketingaktivitäten oder die Entwicklung neuer Angebote bleibt.

Paretoprinzip

Das Pareto-Prinzip lässt sich auf viele Bereiche des täglichen Lebens anwenden, z.B.:

20% der Produkte sind in der Regel verantwortlich für 80% des Umsatzes

20% der Teppichfläche leiden unter 80% des Verschleißes

20% unserer Kleider tragen wir innerhalb 80% unserer Zeit

Das Problem bei der Anwendung des Paretoprinzips als Zeitmanagementmethode ist, die Aktivität herauszufinden, die mit 20% Zeitaufwand eines Tages, also 1,6 Std., 80% der Aufgaben erledigt. Natürlich gibt es Automatisierungsprozesse, wie z.B. Autoresponderfunktionen im Emailverkehr , die ich vielleicht in 1,5 Std. einrichten kann, um 80% der Emails zu beantworten. Aber ansonsten, bleibt das Paretoprinzip mehr eine abstrakte Aufforderung, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

5. Planung

Die klassische Zeitmanagement Planungsmethode ist die ALPEN-Methode

A: Alle aktuellen Aufgaben auflisten

L: Länge festlegen (Faktor Zeit)

P: Prioritäten setzen

E: Entscheiden

N: Nachprüfen

Die ALPEN-Methode können Sie so, wie ich sie hier jetzt beschreibe, sofort umsetzen! Es ist eine gute Zeitmanagement Vorlage für Ihre tägliche Praxis:

A: Aufgaben

AUFGABENSAMMLUNG in einer All together Liste (z.B. Excel, …)
AUFGABENORDNUNG in einer Überschriften–Aufgabenliste (Excel 2)

Aufgaben thematisch gruppieren: Was gehört inhaltlich zusammen?
Aufgabenblöcke von gleichartigen Tätigkeiten zusammenstellen (Emails bearbeiten, Telefonieren, Gespräche führen, etc.)

L: Länge festlegen

AUFGABENDAUER einschätzen
PUFFERZEITEN einplanen (25%)

P: Prioritäten setzen

ABC- ANALYSE durchführen

E: Entscheiden

EISENHOWERPRINZIP: nach wichtig und dringend
TERMINIEREN in Jahres-, Monats-, Wochen-, Tagesplan
TODO- Liste für Wochen- und Tagesplan erstellen
Regelmäßig täglichen AKTIVITÄTENPLAN erstellen

N: Nachprüfen

Täglich Erledigtes Abhaken und Erfolgsmeldung an Kleinhirn
Nicht Erledigtes übertragen auf den nächsten Tag
Termine, die voraussichtlich nicht eingehalten werden können, neu abstimmen;
Wenn viel Unvorhergesehenes dazwischen kommt, Aufgaben weglassen, verschieben, abgeben oder delegieren;
Tatsächlich gebrauchte Zeit für eine Aufgabe im Tagesplan notieren für eine bessere Aufgabenplanung

6. Umsetzung

1. Konzentration sichern

- - Beachten Sie Ihre Energiekurve!
    - Je nach ihrer biologischen Leistungskurve sind Sie wahrscheinlich ein Morgenmensch oder ein Abendmensch, eine Lerche oder eine Eule! Ihre Konzentrationsenergie ist also entweder am frühen Vormittag oder am späten Nachmittag am höchsten.
  - Ausblenden und Verbannen
    - Schreibtisch sortieren: Unterlagen abheften, auf einem Haufen stapeln, in entfernten Stapel packen und drei Monate nicht mehr ansehen, dann wegwerfen;
    - Telefon und Mails delegieren
  - Sinnvolle Multitasking Aufgaben überlegen und organisieren
    - Starten und warten Aufgaben, z.B. Downloads und Back ups
    - Fenster auf dem Monitor auf verschiedenen Seiten gruppieren
    - Fenster immer gleich organisieren
  - Beste Zeit für Konzentration wählen
    - Erste oder letzte Stunde Regel (meistens die ruhigste am ganzen Tag)
    - Energie Rhythmus und Bio Rhythmus erkennen und folgen
  - Unterbrechungen einkalkulieren
    - Inwieweit ist meine Arbeit unterbrechungsgesteuert? (Herausforderung oder Stress?)
    - Wütende Zurückweisung bei Störungen: Revolte („Bastard Operator from Hell“) oder bestimmte und freundliche Abweisung? „Ja gerne, nicht jetzt!“, „Ja gerne, mein Kollege hilft!“

2. Mit Zyklen arbeiten

- - Der große Pausenrhythmus: 60 – 60 – 30:
    - 60 Min. Arbeit – 5 Min. Pause – 60 Min. Arbeit – 30 Min. Pause
  - Der kleine Pausenrhythmus: Promodoro – Technik:
    - 25 Min. Arbeit – 5 Min. Pause (4 x), danach 30 Min. Pause
  - Organizer Tools als Basis für Tageszyklen
    - To do Liste pro Tag
    - Heutiger Terminplan
    - Terminkalender
    - Notizen/Datensystematik
  - Tageszyklus
    - Terminplan prüfen oder ergänzen
    - To do liste schreiben
    - Priorisierung oder Neuterminierung
    - Plan abarbeiten (flexibel bis zum Vergessen und konsequent bis zu harter Durchsetzung)
    - Tag beenden (Rest verschieben)
    - Büro zufrieden verlassen
    - Nächster Tag dasselbe

Als Trainer und Coach für Zeitmanagement habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Vorgehensweise in der Praxis im Betrieb oder auch privat so einfach wie möglich sein sollte.

Es reicht bei den analogen oder elektronischen Tools eine Listenfunktion und eine Kalenderfunktion. Damit lässt sich alles umsetzen, was ich brauche: die Aufgabenliste, ABC-Analyse, Terminierung, Todo-Liste, tägliche Aktivitätenliste (Tagesplan), Wochenübersicht.

So einfach wie möglich heißt aber nicht unsystematisch!

Aufgaben, Planung, Terminierung, tägliche Aktivitätenliste müssen so ineinandergreifen, dass sie

einem jederzeit einen Überblick geben,
Informationen über den Zielerreichungsstand sofort erkennen lassen und
Veränderungen schnell und einfach ermöglichen!