Was ist das Wichtigste?

Sofort Prioritäten setzen mit der PRIO-SMART-METHODE

Die einfachste Methode für Prioritäten setzen im Beruf!

 

1. Jeden Morgen – oder besser am Tag vorher – die drei wichtigsten Aufgaben aufschreiben!
    (To-do-liste,  Tagesplan)
  • Bei Zweifeln, was am Wichtigsten ist, spontan entscheiden und fokussiert durchziehen!

 

2. Diese drei wichtigsten Aufgaben auf jeden Fall erledigen!
  • Außer bei Hochwasser, Wirbelsturm und Erdbeben!

 

3. Die Aufgaben dürfen nicht zu groß sein, d.h. zu lang und zu schwierig!
  • Außer Sie können sich 10 Stunden im Büro einschließen, das Handy in den Kühlschrank tun und jeden Kontakt zur Außenwelt unterbrechen!

 

4. Machen Sie aus langen und schwierigen Aufgaben kleine gut handelbare Teilaufgaben!
  • Außer Sie pflügen im Flow durch den Acker einer richtig schweren Aufgabe und erledigen sie überraschenderweise in einem Zug!

 

5. Die drei wichtigsten Tagesaufgaben sollten auf keinen Fall länger als die
Hälfte der Arbeitszeit sein, also in der Regel 4 Stunden!
  • Es kommt immer etwas Unvorhergesehenes dazwischen!

 

6. Nicht mehr als 10 Minuten pro Tag für die PRIO-SMART-METHODE verwenden!
  • Es sei denn, Sie haben sehr schwierige Prioritätenentscheidungen zu treffen, so dass Sie sich mehr Zeit nehmen müssen!

 

 

Wie Sie richtig Prioritäten setzen

Sie haben gerade eine Priorität gesetzt, indem Sie sich entschieden haben, sich mit „Prioritäten setzen“ zu beschäftigen.

Sie können natürlich sagen:

 „Ja, eigentlich ist es mir nicht so wichtig, aber ich gucke mal, was es so gibt!“

Oder Sie sagen:

“Ich bin sehr unzufrieden damit, wie ich Prioritäten setze! Ich schaffe nicht das, was ich will und habe das Gefühl, mich zu oft zu verzetteln! Mal sehen, ob ich das ändern kann!“

Oder Sie sind fest entschlossen, so nicht mehr weiter zu machen und sagen:

“Ich lerne jetzt, wie man richtig Prioritäten setzt, indem ich mir das Handwerkszeug dazu hier besorge und sofort damit anfange!“

Sie sehen also, der Unterschied sind die verschiedenen Ziele, die Sie mit der Prioritätensetzung verbinden:

  • Im ersten Fall ist das Ziel: “Ich informiere mich mal unverbindlich!“
  • Im zweiten Fall ist das Ziel:“ Ich prüfe jetzt mal, ob ich etwas ändern kann!“
  • Im dritten Fall ist das Ziel:“ Ich verbessere meine Prioritätensetzung sofort und fange heute mit dem ersten Schritt an!“

Ihre Prioritätensetzung ist also abhängig von dem Ziel, das Sie damit verbinden. Damit Ihre Prioritätensetzung funktioniert, brauchen Sie ein robustes, alltagstaugliches, konkretes Ziel, das Ihre Prioritätensetzung nachhaltig macht, so wie das Ziel im dritten Fall!

Die Basis für die Prioritätensetzung ist eine klare Zielorientierung!

Das Ziel für Ihre Lebensgestaltung und für Ihr Zeitmanagement ist die Konzentration auf das Wesentliche!

Die Konzentration auf das Wesentliche bedeutet zuerst, dass Sie sich erinnern, was für Sie das Wesentliche ist!

 

 Was ist das Wesentliche?

Dafür habe ich fünf Prüffragen entwickelt, mit denen Sie feststellen können, ob Sie mit dem für Sie Wesentlichen noch verbunden sind! Hier sehen Sie, ob Sie Prioritäten für Ihr Leben richtig setzen!

 

1.Hat das, was Sie tun, mit Ihren LEBENSVORSTELLUNGEN (TRAUM) zu tun, die Sie schon lange begleiten?

 2. Ist das, was Sie tun, mit Ihren WERTEN vereinbar, z.B. Nachhaltigkeit?

3. Haben Sie das Gefühl bei dem, was Sie tun, wirksamen Einfluss ausüben zu können und ETWAS, DAS IHNEN WICHTIG IST ZU GESTALTEN?

4. Sind Sie bei dem, was Sie tun, immer wieder BERÜHRT, ENGAGIERT, BEGEISTERT und gelingt es Ihnen, dasselbe bei anderen auszulösen?

5. Erleben Sie in dem, was Sie tun, ein KÖRPERLICHES WOHLBEFINDEN, das Ihnen Kraft und Energie gibt?

 

Egal was das Wesentliche für Sie ist:

  • Geld verdienen,
  • Karriere machen,
  • anderen zu helfen,
  • sich für die Umwelt einzusetzen,
  • ein Haus und eine Familie zu haben.

Wie wichtig das Ihnen ist, merken Sie daran, welche Prioritäten Sie täglich setzen, wogegen Sie sich entscheiden und was Sie nicht machen, damit Sie Ihr Ziel erreichen.

 

So können Sie Prioritäten setzen lernen!

Sie beachten einfach, was Sie für die Prioritätensetzung brauchen:

1. Lebensziele

2. Planung

3. Konzentration – Fokussierung

4. Täglich Prioritäten setzen üben

 

1. Lebensziele

Der You Tuber, der sich Rezo nennt und der wegen seiner CDU-Kritik vor der Europawahl 2019 bekannt geworden ist, sagt in einem SPIEGEL Interview von Anfang Juni 2019, dass zu seinen Wünschen auch gehört, ein Haus und zwei bis drei Kinder zu haben. Ein völlig normales Ziel, das wahrscheinlich viele Menschen haben. Und im Moment scheint dieses Ziel für Rezo keine Priorität zu haben, er betreibt seinen You tube Kanal fulltime rund um die Uhr.

Für die meisten Menschen liegen die Lebensziele im 3 G Bereich, das ist keine Mobilfunkfrequenz, sondern das, was für viele mit Glück und Lebenszufriedenheit verbunden ist:

  • Gesundheit
  • Geld
  • Gemeinschaft

Dabei verfolgen die meisten Menschen Ziele in diesen Bereichen pragmatisch, flexibel mit Anpassung der Ziele an die Situation mit möglichst geringem Risiko. Die Prioritäten werden auch entsprechend an die Situation angepasst und oft nicht konsequent verfolgt.

Sie setzen in den 3 Bereichen Gesundheit, Geld, Gemeinschaft aber nun ganz bewusst herausfordernde Ziele, wie z. B.

  • die Gesundheit und Fitness entscheidend verbessern, so dass sich ein anderes Lebensgefühl einstellt oder
  • eine hohe Summe Geld innerhalb eines genau bestimmten Zeitraumes verdienen, um Reichtum und Luxus zu genießen oder
  • seine ganze Kraft in das Engagement bei einer nicht Regierungsorganisation oder einer Umweltorganisation investieren, um bestimmte Veränderungen zu erreichen;

Dann verfolgen Sie die Ziele konsequent durch tägliche Prioritätensetzung, weil Sie dadurch mit dem für Sie Wesentlichen emotional verbunden sind, weil es Ihnen ganz bewusst wichtig ist und weil Sie Dringlichkeit täglich spüren!

 Die erste Frage für die Prioritätensetzung ist also: Wie gut bin ich mit meinen Lebenszielen verbunden? Davon hängt ab, wie stark und intensiv ich Prioritäten setzen will.

Herausfordernde Ziele sind die stärkste Kraft, um die richtigen Prioritäten für Ihren Beruf und Ihr Leben zu setzen.

 

2. Planung

Jeder, der Ziele erreichen will, muss die Schritte zum Ziel planen!

Ohne Planung keine Priorisierung!

Das heißt nicht, dass es keine intuitive spontane Prioritätensetzung gibt! Diese ist sehr bedeutend, weil sie in der jeweiligen Situation ein situationsangemessenes Verhalten ermöglicht, das genau das Wichtige beinhaltet! Besonders Menschen, die in einem Bereich viel Übung und Erfahrung haben, setzen oft spontan genau die richtigen Prioritäten!

Für die Planung brauchen Sie immer zweierlei:

  • einen Überblick über die Aufgaben
  • und einen Zeitplan mit Aufgabendauer, Beginn und Ende.

In Ihren Werkzeugkasten tun Sie sich dafür ein Tool mit Listenfunktion (für die Aufgabenliste) und mit Kalenderfunktion (für den Zeitplan), wie es jede gängige Software enthält (von Excel über GOOGLE Kalender und Outlook).

3. Konzentration – Fokussierung

Wenn Sie also Ihr Ziel haben, und dafür eine wichtige Aufgabe ausgewählt haben, wissen Sie, dass Ihre Prioritätensetzung passt und es fällt Ihnen leicht, sich darauf zu konzentrieren.

Das Fokussierungs-Mantra lautet also:

  • Es ist mein Ziel „Ich will es!““
  • Dies ist jetzt meine Aufgabe, auf die ich mich jetzt konzentriere „Ich kann es!“
  • Meine Aufgabe werde ich erfolgreich zu Ende führen „Ich schaffe es!“

„ICH WILL ES! ICH KANN ES! ICH SCHAFFE ES!“

 Auch hier sehen Sie eine dreifache Prioritätensetzung:

  • Ich habe mich entschieden für dieses Ziel!
  • Ich habe mich entschieden für diese Aufgabe, um meinem Ziel näher zu kommen!
  • Ich habe mich entschieden, diese Aufgabe erfolgreich zu bewältigen, indem ich meine volle Energie und Konzentration darauf lenke.

Nach diesen Entscheidungen haben Sie eine klare und überzeugende Haltung. Deswegen fällt es Ihnen auch nicht schwer, freundlich und souverän NEIN zu sagen!

 

Tipps für Prioritäten setzen bei Misserfolg: Fokussierung auf das Gelingen

Wenn es nicht so läuft wie geplant, wenn der Erfolg sich nicht einstellt, obwohl Sie Ihr Bestes gegeben haben, dann setzen Sie folgende Prioritäten:

1. Priorität: Sich Zeit nehmen

Sie geben sich Zeit, sich zu ärgern, traurig oder wütend zu sein, frustriert die Sachen in die Ecke zu werfen, etwas ganz anderes zu machen, damit es Ihnen besser geht und Sie Abstand gewinnen!

2. Priorität: Woran hat es gelegen?

Wenn Sie wieder bereit sind, sich mit der Aufgabe zu beschäftigen, versuchen Sie herauszufinden, woran es gelegen haben könnte.

3. Priorität: Etwas anders erneut versuchen

Sie versuchen es noch einmal mit kleinen Veränderungen oder kleineren Zielen, die für Sie gut umzusetzen sind.

4. Priorität: Alternativen suchen

Wenn es dennoch nicht klappt, lassen Sie die Aufgaben liegen und überlegen, was Sie stattdessen tun können.

5. Priorität: wer kann Sie unterstützen?

Sie überlegen zusätzlich, wer Ihnen helfen könnte und holen sich eine Beratung.

 

4. Täglich Prioritäten setzen üben

Das Motiv für Prioritäten setzen ist das Bedürfnis nach Klarheit, Eindeutigkeit, guter Orientierung und Stressvermeidung. Wir haben das Bedürfnis nach Prioritätenklarheit, weil es Sicherheit für konzentriertes Arbeiten verspricht.

Die Einhaltung von Prioritäten hängt von der Situation ab oder besser von der eigenen Situationseinschätzung.

Außerdem hängt es von der Identifikation mit den Prioritäten ab. Was ich nicht wichtig finde, aber machen muss, weil es mein Job ist, wird mir zweifellos schwerer fallen, als wenn ich überzeugt bin von der Wichtigkeit der Aufgabe.

Für die normalen Alltagsaufgaben haben Sie die ganz einfache Prioritäten setzen Methode: die PRIO-SMART-METHODE.

 

4.1. Mit Prioritäten flexibel umgehen, der Situation anpassen und improvisieren

Wer gut improvisieren kann, wird mit Prioritäten spielen! Er bearbeitet mehrere Aufgaben, digitalisiert sie, indem er einzelne Teilaspekte bearbeitet und je nach Fluss von Teilaufgabe zu Teilaufgabe wechselt. Er nimmt Situationen auf, stellt Prioritäten zurück, erledigt die sich aus der Situation ergebenden Aufgaben oder verbindet die Situation mit seinen Prioritäten.

Prioritäten surfen wäre die Kunst, auf der jeweiligen Welle der Wichtigkeiten zu reiten.

Dabei geht es nicht darum, geplante Ziele zu erreichen oder sich an die Prioritäten zu halten, sondern sich der jeweiligen Situation anzupassen und ihre Besonderheit zu nutzen für eine gelingende Tour auf der Welle. Das ist eine gute Möglichkeit mit Dringlichkeiten umzugehen.

Eine geplante Priorität basiert auf einer Einschätzung der Situation, die wiederum auf bisheriger Erfahrung beruht. Das ist eine Schleife wie ein Loop in der Musik. Eine Melodie oder eine rhythmische Einheit wird aufgenommen (die Erfahrung), wieder abgespielt und dabei vom Musiker gehört (Erleben der Situation) und mit einem anderen musikalischen Element (neue Priorität) ergänzt oder begleitet.

Da jede Situation anders ist oder anders erlebt wird als bisher, muss die Priorität

  1. Leicht verändert werden, z.B. abgeschwächt oder verstärkt,
  2. Oder zurückgestellt und zu einem anderen Zeitpunkt berücksichtigt werden,
  3. Oder sogar durch eine andere Priorität ersetzt werden, die gerade besser geeignet erscheint.

Wenn Ihre Priorität mit Ihrem langfristigen Ziel verbunden ist, kann sie wieder handlungsleitend werden, wenn die Situation dafür passt, weil Sie innerlich die Verbindung mit Ihrem langfristigen Ziel spüren.

Veränderung von Prioritäten bedeutet oft mehr Kommunikation

Planung und Improvisation ergänzen sich, das eine geht nicht ohne das andere. Da die meisten Prioritäten mit Leistungsempfängern intern und extern zusammenhängen und sehr häufig Termine bedeuten, ist die Kommunikation dazu entscheidend: Prioritätenveränderung bedeutet häufig Kommunikationsaufwand:  werben für die situative Veränderung und verhandeln der unterschiedlichen Interessen.

Wackelige Prioritäten canceln!

Wenn Sie bei der Prioritätensetzung selbst schon einschätzen können, dass die Einhaltung der Priorität schwierig wird, können Sie den Leistungsempfänger noch rechtzeitig über Terminverschiebungen oder andere Veränderungen informieren! Für eine gute Zusammenarbeit ist das sehr wichtig!

Die Basis für die Einhaltung von Prioritäten sind die einkalkulierten Pufferzeiten!

Die Basis für die Akzeptanz veränderter Prioritäten ist die Kommunikation über die Arbeitsprozesse!

 

Wie Sie gekonnt improvisieren!

1. Priorität loslassen und sich neu orientieren: Die bisherige Priorität zurückstellen! Spontaner Priorität folgen!

2. Kommunikation: Prioritätsveränderung im Team oder mit anderen Leistungsempfängern kommunizieren!

3. Gelegenheit nutzen: Spontan handeln und die sich bietenden Möglichkeiten sofort nutzen!

4. Die alte Priorität: ein Fehler?: Fehler passieren, also Idee für Akzeptanz und kleine Lösung kommunizieren und umsetzen!

5. Vertrauen in die intuitive und spontane Prioritätensetzung: Aus dem Gefühl heraus tun Sie oft spontan das Richtige. Unser unbewusstes Erfahrungswissen aktivieren wir für spontane Entscheidungen. Damit setzen wir die richtigen und vor allem situationsangemessenen Prioritäten, um Probleme zu lösen.

 

4.2. Wie setzen Sie täglich Prioritäten für die wesentlichen Lebensgewohnheiten?
  1. Regel fürs tägliche Prioritäten setzen: Wohlfühlgewohnheit ausbilden!
      • Jeden Tag dasselbe tun, üben wiederholen: eine Gewohnheit ausbilden, die Ihrem körperlichen Wohlbefinden dient!
  1. Regel fürs tägliche Prioritäten setzen: Gestaltungsgewohnheit praktizieren!
      • Jeden Tag Selbstwirksamkeit erfahren: eine Tätigkeit mit Einfluss auf andere ausüben (andere unterstützen oder positiv beeinflussen) oder etwas selbst gestalten, was Sie zufrieden macht!
  1. Regel fürs tägliche Prioritäten setzen: Aufmerksamkeitsgewohnheit für Resonanz!
      • Jeden Tag auf die eigene Resonanz achten: sich öffnen für etwas, sich berühren lassen von der Natur oder einem Menschen oder von einer eigenen Beobachtung, so dass Sie lebendig bleiben und sich erfüllt fühlen!
  1. Regel fürs tägliche Prioritäten setzen: Engagementgewohnheit für die eigenen Werte!
      • Jeden Tag sich an die eigenen Werte erinnern, damit Sie engagiert bleiben: wo stört Sie etwas, wo fühlen Sie, dass etwas schief läuft, weil z.B. Gerechtigkeit und Nachhaltigkeit verletzt werden! Zorn, Wut oder Ärger können bei Ihnen produktive Energien für Veränderungen freisetzen!
  1. Regel fürs tägliche Prioritäten setzen: Traumgewohnheit für das Spiel mit anderen Möglichkeiten!
      • Jeden Tag einmal tagträumen: vom vielen Geld, dass Sie haben werden, von der glücklichen Beziehung und von Ihrer guten Gesundheit und Fitness, damit Ihr Optimismus und Ihre Hoffnung genährt werden!

 

4.3. Was ist existenziell dringend und wichtig?

Existenziell dringend sind die Grundbedürfnisse, soziale Verpflichtungen und das notwendige Geld zum Leben. Und da wir nun mal normalerweise nur bis zum Tod Zeit haben und das Alter sowie die gesellschaftlich definierten Zeiteinheiten wie Arbeitszeit festlegen, was dringend ist, führt der Beschleunigungsdruck und der Zeitmangel (zu kurze Lebenszeit, Arbeitszeit, Liebeszeit, Produktivitätszeit, Glückszeit …) auch zu einer existenziellen Dringlichkeit.

Das Gefühl, dass etwas dringend ist, ist oft diffus, wir spüren es oft als Unzufriedenheit und innere Unruhe, dennoch ist dieses unklare Gefühl handlungsleitend!

  • Als dringend wird empfunden, Hunger und Durst zu stillen, Schmerzen zu lindern, sich zu schützen gegen Kälte und Hitze und sexuelle Bedürfnisse zu befriedigen.
  • Als dringend wird empfunden, eine belastende soziale Situation zu ändern oder zu verlassen, Missachtung zu korrigieren und Aufmerksamkeit und Anerkennung zu bekommen.
  • Als dringend wird empfunden, genug Geld zum Leben zu haben, Schulden zu reduzieren oder endlich einmal Geld für Lebensgenüsse ausgeben zu können. In der Selbständigkeit und im Betrieb werden solide Finanzen (entsprechende Umsätze und Gewinne zur Deckung der Kosten und für Rücklagen und Investitionen) als dringend empfunden.

Keiner wird bestreiten, dass das, was ich hier genannt habe und was als dringend empfunden wird, auch wichtig ist! Danach setzen wir oft unsere alltäglichen Prioritäten.

Da meiste ist also dringend und wichtig!

Das Eisenhower Prinzip unterscheidet dringend und wichtig nach der Zeit.

Existenziell Dringendes ist aber wichtiger als nur zeitlich Dringendes! Deswegen nehmen wir es mit in das wichtig-dringend Feld I.

Eisenhower Diagramm

 

4.4. Alltägliche Dringlichkeit, aber was ist wirklich wichtig in Ihrem Leben?

So schützen Sie Ihre Prioritäten!

Wenn wir planen und uns Ziele setzen, gucken wir von oben, theoretisch oder vom Ende der Zielerreichung her auf die aktuelle Situation. Mit dem alltäglichen Blick, praktisch, gucken wir mit dem Gefühl der Dringlichkeit und möchten darauf unmittelbar reagieren.

Die klassischen Mittel für die Realisierung langfristiger Ziele sind Selbstkontrolle und Disziplin, um uns nicht in der alltäglichen Dringlichkeit zu verlieren. Damit wollen wir die Prioritäten verschieben, von der unmittelbaren Gewissheit der augenblicklichen Handlungsnotwendigkeit zur vernünftigen Entschiedenheit für langfristige und zielorientierte Handlungen.

Damit tut sich eine Lücke auf, ein Prioritätendilemma, zwischen dem was alltäglich dringend ist und was wir als langfristig wichtig ansehen!

Das Gefühl, man kommt eigentlich nicht zu dem, was man eigentlich will, ist der Dringlichkeit des Alltags geschuldet. Was wir eigentlich wollen, empfinden wir als wichtig, wir wissen aber, dass das, was wir als alltäglich dringend empfinden, getan werden muss.

Für das, was uns wichtig ist, brauchen wir einen Freiraum, weil das Alltagsprogramm uns sonst ganz bestimmt.

Das, was uns wichtig ist, ist häufig das, was wir im Alltag nicht realisieren können. Je mehr alltägliche Dringlichkeit und das, was wir für unser Leben als wichtig und wesentlich ansehen, übereinstimmt, desto leichter ist es, die richtigen Prioritäten im Leben zu setzen und sie auch umzusetzen!!!

Deswegen ist es entscheidend für eine erfolgreiche Prioritätensetzung, wenn Alltag und die Vorstellung von dem, was Ihnen wirklich wichtig ist, weit auseinander liegen, dass Sie sich Freiraum für die Umsetzung der Priorität schaffen und Ihren Alltag so gestalten, dass Ihre Prioritätensetzung geschützt ist vor den Dringlichkeiten des Alltags.

Im Zeitmanagement gibt es dafür die sogenannte „Stille Stunde“, die Sie störungsfrei für das Wichtige nützen. Natürlich können Sie das auch z.B. auf ein Wellness Wochenende ausdehnen oder sogar sich eine ganze Woche nur für das für Sie Wichtige nehmen! Oder Sie besuchen ein Seminar zur direkten Umsetzung Ihrer Priorität, in einer unterstützenden Gruppe mit  professioneller Beratung in einer Wohlfühlumgebung!

 

Sie schaffen sich Freiraum und schützen Ihre Prioritäten durch:
  • die „Stille Stunde“,
  • Auszeiten von den Alltagsverpflichtungen,
  • Workshops und Seminare, die Ihre Prioritäten fördern,
  • das freundliche und verbindliche NEIN sagen,
  • Ihre Fokussierung auf das für Sie Wesentliche
  • und die damit verbundene klare Haltung,
  • das Weglassen von wenig konstruktiver Ablenkung und Zerstreuung.